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Nueva identidad, nuevo Marketing Tribal

En Marketing Tribal llevamos casi 5 años desarrollando proyectos en internet y mejorando la identidad digital de profesionales, empresas y la presencia web de organizaciones. Durante estos años, hemos centrado nuestra actividad en pocas cuentas. Read more »

el sharebettr-plex y los planes de dominar el mundo en 2 meses

Desde Noviembre 2012, estoy utilizando casi sin darme cuenta, una planificación estratégica bimestral (8 a 10 semanas, no confundir con bimensual). Es un tiempo que permite tener una visión estratégica suficiente para una startup, dado que al principio existen muchos factores cambiantes y cambios de rumbo. Al inicio de cada ciclo, analizamos los resultados del plan anterior, fijamos objetivos cualitativos y medibles, definimos una estrategia para conseguirlo, y establecemos un nuevo plan de acción. En esa reflexión entran todos los parámetros del negocio: la tesorería, los recursos disponibles y el cumplimiento de la misión y visión. Una vez planificado a "largo" plazo, siguen los planes semanales y las listas de tareas que acompañan el día a día. Entonces ya puedes volver a agachar la cabeza y darle caña, sin estar replanteándote tu vida cada 5 min.

 

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Gestión de proyectos online
Pizarra con post-its

Iniciando el curso cerrando proyectos y retomando otros, qué mejor momento para replantearse cómo seguirlos y llevarlos a cabo. Preguntaba en Twitter recomendaciones y sugerencias sobre aplicaciones online para gestionar proyectos. Recopilo aquí algunas conclusiones pero no esperes encontrar UNA única solución, lo cierto es que depende del tipo de proyectos, cantidad de tareas y personas involucradas. En definitiva depende de tu actual etapa profesional.

Pizarra con post-itsLlevo persiguiendo este "santo grial" de la herramienta perfecta de GTD (Getting Things Done) desde que era estudiante. He probado Microsoft Project, programé mis propias herramientas en Access y he usado distintas variantes y combinaciones de hojas de cálculo, Outlook, pizarras Veleda con post-its, libretas, folios, cuadernos con espiral, moleskine, etc..

Con la aparición y consolidación de herramientas online de tipo SaaS (Software As A Service) e incluso de aplicaciones para smartphones, la búsqueda se ha ido acercando a la posible herramienta perfecta. La planificación perfecta a mi entender tiene unas reglas de oro que debe contemplar cualquier sistema:

Anatomía de una tarea:

  • Una tarea debe incluir una fecha prevista de finalización, SIEMPRE. Es difícil a veces, y probablemente nunca se cumplirá, pero es necesario si no quieres que se convierta en un "To-do list" ingestionable.
  • Una tarea debe tener una sóla persona como propietario o responsable (por defecto eres tú). Aunque puedes asignarla a otras personas con copia en la acción y sea un trabajo en equipo, es la única manera de que no se quede la casa sin barrer...
  • Cada tarea tendrá un título elocuente y descriptivo (para cualquiera, no sólo para el propietario), que permita de un vistazo saber de qué se trata cuando lo veas dentro de una lista .
  • Incluir un sistema de reagrupación de tareas: por color, etiquetas (o tags), proyecto o tarea anterior.
  • Asignar una prioridad, como mínimo entre 3 variantes: baja, normal, alta
  • Asignar un estado, como mínimo entre 3 variantes: pendiente, en curso, terminado

Opcional y óptimamente, también puede incluir:

  • Más fechas: Inicio previsto, Final previsto, Inicio real, Final real. Necesario para trabajar con diagramas de Gantt y para comparar las desviaciones con respecto a la planificación inicial.
  • Posibilidad de acceder sencillamente a información relacionada y mas detallada: enlaces, esquemas, fotos, bases de datos, documentos de trabajo...
  • Seguimiento de actividades: llamadas, emails, vistas, eventos relacionados.
  • Conexión con base de datos de personas (clientes, proveedores), o al CRM.
  • En lugar de asignar una prioridad, desdoblarla en nivel de importancia (o relevancia) y nivel de urgencia.
  • Posibilidad de modificar dinámicamente fechas de inicio previstas cuando la tarea depende la finalización de una acción anterior. De esta manera tienes una idea global del proyecto y de las famosas "deadlines" ( fechas de entrega límites).
  • Coste previsto y coste real de cada acción
  • Si quieres pormenorizar las horas reales de tiempo dedicado a cada acción, necesitas un botón de pausa y reanudar. Suele ser necesario para realizar partes de trabajo en facturas o asignar la actividad a un centro de costes.

Si tienes dudas a la hora de crear una tarea, probablemente tengas que separarla en varias, divide y vencerás ;)

Herramientas para gestionar tareas:

  • Email, Calendario y Tareas: Es el kit básico que encuentras en un PC con Outlook, en Mac, o en Gmail o Google Apps. Básicamente creas una entrada en el calendario con cada cosa por hacer, o bien creas una tarea y le asignas una fecha para que sea visible en el calendario.
  • Google Docs: Es un recurso muy fácil que uso para proyectos sencillitos. Abres una hoja de cálculo, la compartes con las personas adecuadas y hop! Puedes completar con documentos detallads, pero lo cierto es que si se alarga la cosa, rápido echas en falta una "tercera" dimensión en la hoja de cálculo.
  • Remember the Milk: Son especialistas en gestionar tareas y son además divertidos hasta en el nombre... Es multiplataforma y tiene una interface muy depurada. He oido muchas veces lo de "cuanto tiempo tardará Google en comprarles" por su buena integración con Gmail. Es gratis, pero si te gusta no dudes en pagar la versión pro de 25€ al año. 

Herramientas online para gestionar proyectos:

Cuando las tareas se acumulan o cuando necesitas trabajar con más rigor, es cuando te das cuenta que tienes que pasar al siguiente nivel: la gestión de proyectos, especialmente cuando se trata también de gestión de equipos.

  • Teambox:  Totalmente diseñado para la colaboración "social". Está disponible como proyecto opensource que puedes instalar en tu servidor, pero tal como relata en su blog @joseknet de BrainSins, después de usarlo durante un año, confian ahora en la versión hospedada por Teambox. El coste es muy competitivo e incluso tienen un plan gratis de hasta 3 proyectos. Ofrecen también la posibilidad de instalar la solución en tu propio servidor corporativo. Un proyecto de origen español pero con presencia USA. (recomendado también por @arcadi de Entradas.com )
  • Basecamp: A juzgar por los números son los líderes mundiales. Tienen un ecosistema de integraciones y apps gracias a su API. Versión mobile multiplataforma por HTML5. Pagas por un plan que incluye varios proyectos y usuarios ilimitados. Está un poco escondido pero si te fijas tienen una versión gratis.
  • Doolphy:  Otro proyecto español lanzado en el 2010, centrado en la planificación y análisis del proyecto. Lo han completado recientemente con la función smart planner, hay plan gratis y premium. (recomendado por @r_alnasser)
  • OpenAtrium: una distribución de Drupal para instalar en tu propio servidor, lo que definen como "intranet in a box". Además puedes completar con módulos estándar de Drupal para más funciones. Moonlite lo redistribuye como SaaS con planes de precio. Lo usan en Ideup por ejemplo.

Gestión de proyectos integrada en CRM o ERP:

Conviene valorar en el caso de que ya estés usando una herramienta de gestión de ticketing o incidencias, de gestión de clientes CRM o incluso de gestión integral de la empresa ERP, si ya existe algún módulo complementario que gestione proyectos. Es el caso de OpenERP, VtigerCRM, Salesforce o del marketplace para Google Apps.
 

Gestión de proyectos online

Gestión de proyectos de desarrollo de software:

Este tipo de proyectos requieren un sistema de control de versiones de código como Subversion o Git. No lo he probado pero creo que existen plugins al menos para Teambox. De cualquier manera es más clásico encontrar plataformas de tipo Redmine o Jira recomendado por @david_bonilla . Otros apuestan por un mix como la recomendación de @bateman2012 via @marttta: "Nosotros para soft estamos usando git + trac con plugin para metodologías agiles, doc sobre nuxeo. Jabber y asterisk. :)" . 
 
 

Todavía no he decidido cual será mi próxima herramienta, pero trataré de no caer en la trampa de dedicarle demasiado tiempo en elegirla y desde luego en usarla. Una vez mas prevalece el principio K.I.S.S.  :)

Puedes dejar tu experiencia y las herramientas que utilizas en los comentarios.

Reiniciar

Así terminaba mi anterior post, y así sucede en general antes de empezar cualquier etapa. Al iniciar este curso, tengo la sensación de terminar una etapa transitoria, que por cierto como casi todas las etapas, no tenía esa vocación transitoria al inicio.

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Lo importante en la cocina es terminar platos cuanto antes

Supongo que muchos emprendedores, han leído o al menos oído hablar del "Arte de Empezar", un libro de Guy Kawasaki. Efectivamente, tal como predica este gurú americano de los negocios en internet, es importante saber iniciar un proyecto y sentar las bases del emprendimiento.

Estos últimos años me he propuesto desarrollar otra faceta similar que se podría denominar "el Arte de Terminar", parafraseando lo anterior. De hecho últimamente se ha convertido para mí en algo casi obsesivo debido a mi histórico reciente de haber empezado demasiadas cosas.

Terminar un proyecto empresarial, llamado habitualmente el "exit" en la jerga de los negocios de tipo startup, puede ser premeditado desde el principio, y consiste en finalizar la etapa en la que estamos involucrados en tiempo o dinero con el proyecto. Las fórmulas mas habituales son:
- Vender tus participaciones a un comprador y ganar dinero con la transacción
- Vender tus participaciones y tus deudas a un comprador y dar gracias por quitarte el marrón
- Comerte tus participaciones, dar de baja la empresa y asumir las pérdidas generadas...

 

Lo importante en la cocina es terminar platos cuanto antesSin embargo, el concepto que más me interesa tiene que ver con terminar etapas o fases, dentro de un mismo proyecto empresarial o profesional.

El día a día puede tener actividades repetitivas que tenemos que terminar, o proyectos que se extienden en días o semanas que también deben tener una conclusión para dejar paso a otros.

Como decía un amigo restaurador, esto lo ilustra muy bien su Chef de cocina: "No puedes dejar muchos platos en preparación, lo importante en la cocina es terminar platos cuanto antes".

 

El anglicismo "Time to Market", define y mide el tiempo de poner en el mercado cuanto antes tu producto desarrollado. He comprobado que cuanto antes terminas un proyecto, antes estarás disponible para abordar uno nuevo, antes tendrás feedback del cliente para mejorarlo, y antes podrás venderlo y cobrarlo.

Esto es difícil de gestionar cuando eres perfeccionista, porque nunca encuentras el momento adecuado para dar por finalizado una etapa del proyecto. Como me recordaba constantemente un antiguo jefe citando a Voltaire: "lo perfecto es enemigo de lo bueno".

Voltaire bien podría haber trabajado en Google, que acostumbra a lanzar muy rápidamente productos en versión Beta, con el riesgo de presentar un producto inmaduro o con errores. Esta fórmula tiene la ventaja de anticiparse a todos y de ser el primero en el "Time to Market". No le va nada mal a Google, a pesar de algún fracaso por el camino.

Por otra parte está la filosofía de Apple, que sólo lanza el producto cuando está perfecto, dando la apariencia de un producto de calidad o servicio premium, y poder cobrar en consecuencia. Tampoco le va nada mal y supera en capitalización, ventas e ingresos a Google...

En el Arte de Terminar, creo que me quedo con la escuela de Apple. Pero para mejorar los tiempos y como truco para terminar proyectos, trato ahora de separarlos en otras fases más pequeñas, para no perder el hábito de terminar.

Terminar es la transición necesaria para volver a empezar.

...

Post-data: ayer se cumplió un año de la fase 1 de TecnoTribu, todavía no se ha terminado la fase 2...
He empezado otros proyectos mientras tanto, pero me he propuesto hablar de ello sólo cuando estén terminados ;)

Nuevas aventuras 2.0

El próximo viernes 20 de marzo 2009 a las 12:44 en Madrid, termina el frío invierno y llega la cálida primavera, tradicional época de cambios.
Más o menos a la misma hora, se cerrará mi etapa profesional en Viadeo.

He disfrutado mucho con el lanzamiento en español de esta red social profesional desde Diciembre 2006, y he tenido la suerte de haber trabajado con un equipo local e internacional excepcional. Ahora Viadeo sigue adelante con el equipo de Madrid y Barcelona, y alcanzando nuevas metas especialmente en países emergentes como México, China e India.

Después de darle unas cuantas vueltas, he decidido que llegó para mi el momento de iniciar nuevos proyectos. Quiero dedicar el tiempo necesario a TecnoTribu, un proyecto de red social para niños del que obviamente daré mas detalles próximamente...

También me apetece abordar nuevos proyectos relacionados con redes sociales, marketing tribal y web 2.0... De todo ello, daré debida "cobertura social-mediática" via este blog y mi identidad digital en Viadeo, Twitter, Facebook, LinkedIn, Plaxo y otros...

Para las próximas semanas, mis objetivos son, además de garantizar una correcta transición:

  • Fundar la sociedad que dará cobertura a los nuevos proyectos.
  • Viajar a San Francisco a la Expo Web 2.0 (del 29 de marzo al 4 de abril)
  • Organizar una Drupalada en Madrid a mediados de Abril. Es decir, el primer encuentro de usuarios del CMS Drupal en los madriles, como spin-off de la Drupalada en Barcelona.
  • Liberar lo antes posible alguna beta privada
  •  

Por ahora, os animo a formar parte de la TecnoTribu y espero contar con vuestra compañía en estas nuevas aventuras 2.0.

Muchas Gracias...

Nuevas aventuras 2.0